Verwaltungsleiter (m/w/d)

Wir sind auf der Suche nach einen Verwaltungsleiter (m/w/d)

Ziel der Stelle: Sicherstellung einer gut organisierten, effizienten und zuverlässigen Verwaltung. Klare Abläufe schaffen, Mitarbeitende koordinieren und die Geschäftsführung entlasten.

Aufgaben und Verantwortung

1. Verwaltung & Organisation

• Verwaltungsabläufe organisieren und koordinieren
• Aufgaben und Zuständigkeiten klar verteilen
• Termine und Fristen überwachen
• Mitarbeiter führen und unterstützen

2. Kaufmännische Abwicklung

• Angebote und Aufträge administrativ überwachen
• Zeitnahe und vollständige Rechnungsstellung sicherstellen
• Offene Rechnungen und Zahlungseingänge kontrollieren
• Regiearbeiten und Zusatzleistungen vollständig erfassen und abrechnen
• Buchhaltung und Steuerberater koordinieren

3. Interne Zusammenarbeit

• Offene Aufgaben konsequent nachverfolgen
• Probleme frühzeitig erkennen und lösen

4. Prozesse & Digitalisierung

• Arbeitsabläufe vereinfachen und verbessern
• Klare Standards und Checklisten einführen
• ERP-System und digitale Werkzeuge sinnvoll nutzen
• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
• Fehler und unnötige Doppelarbeit reduzieren

5. Kontrolle & Berichterstattung

• Wichtige Kennzahlen und offene Aufgaben überwachen
• Regelmäßig an die Geschäftsführung berichten
• Verbesserungsvorschläge einbringen
• Risiken und Probleme rechtzeitig melden

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Zahlen und digitalen Systemen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Führungskompetenz und Durchsetzungsvermögen
• Klare Kommunikation und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an Prozessoptimierung

Ziel der Position

Eine Verwaltung, die selbstständig, strukturiert und zuverlässig funktioniert, mit klaren Zuständigkeiten, funktionierenden Prozessen und einer spürbaren Entlastung der Geschäftsführung.